Modernização do eProtocolo facilita uso e padroniza processos

O eProtocolo foi modernizado. O sistema utilizado para registro e tramitação de documentos da administração pública estadual de forma digital teve todos os ícones alterados para melhorar a visibilidade e navegação dos usuários. Outro avanço é que a ferramenta contra agora com um editor de texto próprio, o que torna possível a padronização de documentos. Com uso de assinaturas digitais, o objetivo é eliminar o uso de papel e equipamentos de impressão.

De acordo com Talita Selis Arantes, responsável pelo Protocolo Digital da Secretaria de Estado da Administração e da Previdência, os benefícios da utilização do sistema vão além da diminuição do uso de papel. “Com o protocolo digital, a mesa de trabalho do servidor público passou a ser o próprio sistema. Desde que em horário de trabalho e com acesso à internet, o servidor pode protocolar seus requerimentos, consultar ou assinar documentos, tudo de forma eletrônica”, explica Talita.

Ela destaca ainda que as melhorias no sistema só podem ser implementadas com a ajuda dos usuários, quem efetivamente usa a ferramenta. “Nós que gerenciamos o eProtocolo contamos com a colaboração de todos os servidores públicos sugerindo melhorias de processos com o uso do eProtocolo e propondo para suas chefias a implementação dessas melhorias”.

Um exemplo de melhoria de processo foi instituído pela Paranaprevidência. Para solicitar a aposentadoria, o servidor precisa de dois documentos que devem ser assinados por quatro pessoas de setores distintos dentro do órgão. Antes do uso do eProtocolo, um processo físico tramitava entre os setores para as assinaturas necessárias, levando em média 120 horas para ser concluído.

Com o processo digital, o próprio analista solicita as assinaturas necessárias, concluindo essa etapa em menos de 20 horas, dependendo da disponibilidade da diretoria-geral. Após essas assinaturas, era necessário juntar uma quantidade considerável de pedidos e encaminhar à Secretaria da Administração, por malote, processo que levava em torno de 72 horas. Com o processo digital a tramitação é instantânea.

“Isso comprova o ganho de produtividade que se obtém ao mapear e melhorar os fluxos dos processos passando de físicos para digitais. Outra vantagem do processo digital é que o Estado não precisa mais se preocupar com os arquivamentos em locais físicos, pois todos os processos estão armazenados na nuvem”, disse Talita.

ACESSO - Qualquer cidadão pode se cadastrar no sistema do eProtocolo para consultar um protocolo digital que tenha sido gerado por ele. Para isso, deve solicitar o acesso ao setor onde o processo que deseja consultar está tramitando, tudo de forma online. Após aprovação do pedido, o cidadão recebe um e-mail informando que ele poderá acessar o processo na íntegra quando necessário. Apenas os processos sigilosos não poderão ser visualizados, resguardando o interesse público.

Devido à ausência da cadeia de certificação nos sites do Governo, ao acessar o eProtocolo pela primeira vez, os navegadores não o identificam como seguro. Para sanar este problema os usuários devem adicionar a exceção de segurança.