Lean office aumenta em até 40% a produtividade na área administrativa

Focado em eliminar desperdícios, o modelo de trabalho lean office, ou ‘escritório enxuto’, pode aumentar em até 40% a produtividade em áreas administrativas. Além disso, amplia em até 90% a entrega de processos na data prometida, como fornecimento de orçamentos e emissão da nota fiscal. Tudo isso sem a necessidade de comprar equipamentos ou contratar mais colaboradores. A filosofia é fazer mais com menos.

Cortar tudo o que é desperdício: este é o fundamento do lean office. Nos escritórios, esses desperdícios geralmente estão concentrados na espera por informações e aprovação de documentos, transporte físico de papéis, excesso de relatórios e cópias adicionais de documentos, assinatura de documentos que já possuem aprovação eletrônica, caixa de entrada de e-mails cheia e informações acumuladas em alguma etapa do processo.

O lean office é uma ramificação do lean manufacturing, que surgiu dentro do Sistema Toyota de Produção no Japão, durante a Revolução Industrial. Como não dispunham de alto capital e grandes fábricas, os japoneses cortavam tudo o que era considerado desperdício a fim de otimizar tempo, espaço e dinheiro.

Especializada na redução de desperdícios, a Terzoni, que tem sede em Londrina e escritório em Maringá, ajuda justamente a eliminar esses entraves no processo. Segundo o consultor Thiago Terzoni, o lean office propõe uma mudança na cultura organizacional da empresa para a busca constante por melhorias e processos mais eficazes. A partir da aplicação de ferramentas do lean office e da organização de seus devidos processos, os colaboradores se tornam agentes ativos na busca de maior compreensão das etapas de fluxo de valor.

Com isso, os funcionários passam a ter o trabalho padronizado e, consequentemente, menos erros administrativos e financeiros, maior participação nas decisões, economia de tempo, melhor previsão de contratempos, maior índice de finalização, maior índice de entrega de projetos e redução nas reclamações de atendimento e SAC.

Terzoni ressalta que, para gerenciar áreas administrativas, é necessário comprometer-se em entender o modelo lean office e que é o fluxo de valor, que corresponde a todo o processo percorrido pela empresa até a compra do produto pelo consumidor. O fluxo deve ser contínuo, percorrendo cada etapa de maneira fluida e eficaz para obter o melhor valor possível.